ایجاد و کار با جداول بانک اطلاعاتی
مشاهده کردید که با ایجاد بانک اطلاعاتی ، یک جدول نیز در نمای Datasheet ایجاد می شود (شکل 3-5). با وارد شدن مقدار ستون های این جدول ، Access با توجه به مقادیر وارد شده (عدد، متن و...) نوع داده ای ستون های جدول ( فیلدها) را تعیین می کند. مراحل زیر نحوه ی ایجاد ستون ها در جدول و ذخیره آن را نشان می دهد.

مکان نما را در ستون Add New Field قرار داده ، مقداری را وارد کنید و برای تایید آن کلید Enter یا Tab را بفشارید به این ترتیب نام فیلد به 1Field تغییر خواهد کرد و ستون جدیدی با عنوان Add New Field اضافه خواهد شد.

برای ستون جدید نیز مقدار دلخواهی وارد کنید و کلید Enter را بفشارید تا 2 Field به عنوان نام فیلد ثبت و ستون دیگری ایجاد شود.

مراحل 1و2 را به تعداد ستون های مورد نیاز تکرار کنید.

برای رفتن به سطر بعد ، بدون وارد کردن مقدار در ستون جدید، کلید Enter را بفشارید.

مکان نما در ستون اول سطر جدید قرار می گیرد، روی ستون اول (ID) کلید Enter را بفشارید تا عدد بعدی برای ستون ID به طور اتوماتیک درج شده و مکان نما به ستون دوم منتقل شود.

مراحل 1 تا 4 را به تعداد سطرهای مورد نیاز تکرار کنید.(شکل 3-6)

 

استفاده از صفحه کلید در نمای Datasheet
در نمای Datasheet می توان برای سهولت و دسترسی سریع به مقادیر فیلدها، تعدادی از کلیدهای صفحه کلید را به کار برد. همچنین با کمک صفحه کلید می توان به رکوردهای قبلی و بعدی دسترسی پیدا کرد. (جدول 2-3) این کلیدها و عملکردشان را معرفی می کند.


 

باز کردن جداول بانک اطلاعاتی
برای نمایش تمامی اجزاء بانک اطلاعاتی در طبقه بندی مجزا ، روی نوار عنوان کادر عنوان pane Navigation کلیک کنید تا منویی مشابه ( شکل 2-7) باز شود سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
در بخش Navigate to Category ، گزینه ی Object Type انتخاب نمائید.
در بخش Fitter by Group گزینه ی All Access Objects را انتخاب نمائید.

باز کردن جداول بانک اطلاعاتی
برای نمایش تمامی اجزاء بانک اطلاعاتی در طبقه بندی مجزا ، روی نوار عنوان کادر عنوان pane Navigation کلیک کنید تا منویی مشابه ( شکل 2-7) باز شود سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
در بخش Navigate to Category ، گزینه ی Object Type انتخاب نمائید.
در بخش Fitter by Group گزینه ی All Access Objects را انتخاب نمائید.

اجرای برنامه Microsoft Access 2007
اگر بسته ی نرم افزار Office 2007 در سیستم کامپیوتر شما نصب شده باشد، برای اجرای برنامه 2007 Access روی دکمه ی Start و سپس All programs کلیک کرده، از گروه Microsoft office ، Microsoft access 2007 را انتخاب نمایید. ( شکل 2-1)

در ادامه ، پنجره برنامه Access باز شده و صفحه شروع به کار Access مطابق (شکل2-2) نمایش داده می شود.

 

نوع داده ای Number
این نوع داده ای ، خود شامل انواع مختلفی است که در (جدول 1-4) لیست شده است.

موجودیت (Entity)
هر موضوع یا مفهومی که می خواهیم اطلاعاتی را درباره آن نگهداری کنیم، یک موجودیت نامیده می شود.
برای مثال در بانک اطلاعاتی یک مدرسه موجودیت هایی مثل دانش آموز، دبیر، درس و .... وجود دارد که در بانک اطلاعاتی یک مدرسه برای هر کدام داده هایی ذخیره می شود.

شناسایی اصول تغییر اندازه کاغذ و Print Scale

یکی از عوامل تاثیر گذار در صفحه بندی Sheetاندازه کاغذ است. Excel بطور پیش فرض اندازه کاغذ را با کاغذ Letter(59/21 سانتی متر در 94/27 سانتی متر) منطبق می کند. برای تغییر این پیش فرض از دکمه Size در تب Page Setup استفاده می کنیم. (شکل 7-13).

 

 

شناسایی اصول تنظیم حاشیه و جهت صفحات

منظور از حاشیه صفحه ، فضای خالی اطراف صفحه است که اطلاعاتی بر روی آن چاپ نمی شود اندازه این فضا توسط کاربر قابل تعیین است. برای تعیین حاشیه صفحات یک sheet، در تب Page Layout، گروه Page Setup، روی دکمه Margins کلیک کنید (شکل 7-7). این منو سه حاشیه از پیش تعیین شده را نشان می دهد که در جدول 7-1 شرح داده شده است.

 

شناسایی اصول کار با Print Area وکنترل Page Break


تعیین ناحیه چاپ

از آنجا که معمولا اطلاعات زیادی در Sheet وارد می شود و در بسیاری از موارد مایل به چاپ کل این اطلاعات نیستم، می توانیم بخش موردرا بعنوان ناحیه چاپ Excel معرفی کنیم. به این ترتیب کلیه تنظیمات چاپ روی این قسمت انجام می شود.

برای تعیین ناحیه چاپ ، مراحل زیر را طی کنید:
ناحیه مورد نظر را انتخاب کنید.
در تب Page Layout، گروه Page Set، روی دکمه Print Area کلیک کنید. منویی با دو گزینه باز می شود ( شکل 7-1)

 

 

گزینه Set Print Area را انتخاب کنید.

شناسایی اصول کار با Print Area وکنترل Page Break


تعیین ناحیه چاپ

از آنجا که معمولا اطلاعات زیادی در Sheet وارد می شود و در بسیاری از موارد مایل به چاپ کل این اطلاعات نیستم، می توانیم بخش موردرا بعنوان ناحیه چاپ Excel معرفی کنیم. به این ترتیب کلیه تنظیمات چاپ روی این قسمت انجام می شود.

برای تعیین ناحیه چاپ ، مراحل زیر را طی کنید:
ناحیه مورد نظر را انتخاب کنید.
در تب Page Layout، گروه Page Set، روی دکمه Print Area کلیک کنید. منویی با دو گزینه باز می شود ( شکل 7-1)

 

 

گزینه Set Print Area را انتخاب کنید.
 

شناسایی اصول کار با Validation

کنترل اعتبار داده های ورودی

برنامه Excel قادر است اعتبار ( درستی) داده ها را در هنگام ورود آنها ،کنترل کند . این در صورتی است که پیش از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، شرایط اعتبار را تعریف کرده باشید. برای کنترل اعتبار داده های ورودی مراحل زیر را طی کنید:

سلول مورد نظر را انتخاب کنید.
در تب Data، روی دکمه Data Validation کلیک کنید.
از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید ( شکل 6-23).

شناسایی اصول کار با Auto Filter

در لیست های طولانی برای مشاهده داده های خاص می توان از قابلیت Filter استفاده کرده و نمایش اطلاعات را براساس یک یا چند داده خاص محدوده کرد. بعنوان مثال در لیست ( شکل6-1) هنرستان دولتی و غیر انتفاعی در دو رشته کامپیوتر و حسابداری مشاهده می شوند. با استفاده از Filter می توانیم تنها اسامی هنرستان های دولتی را در این لیست مشاهده کنیم. مراحل انجام عملیات را با همین مثال طی می کنیم:
یکی از سلول های لیست را انتخاب کید.
در تب Data، گروه Sort & Filter ، روی دکمه Filter کلیک کنید (شکل 6-15). عناوین لیست مانند(شکل 6-16) دیده می شود.

به نام او که خواست تا ما بخواهیم

شناسایی اصول ایجاد فرم ورود اطلاعات

فرم ورود اطلاعات یکی از امکاناتی است که Excel برای سهولت در وارد کردن داده های لیست ارائه می دهد. برای دسترسی به این قابلیت ، از دستورForm استفاده می کنیم. این دستور ، از جمله دستوراتی است که در Ribbon های Excel وجود ندارد. برای صدور چنین دستوراتی لازم است یک میانبر از انها در نوار Quick Access داشته باشیم. برای این منظور، مراحل زیر را طی کنید:
روی نوار Quick Access کلیک راست کنید.
از منوی باز شده گزینه Customize Quick Access Toolbar… را انتخاب کنید.
کادر Excel Options باز می شود(شکل 6-4).

نرم افزا ر اکسل امکانات زیادی برای ایجاد و مدیریت لیست های اطلاعات ارائه می دهد منظور از لیست ، جدول حاوی اطلاعات است که معمولا هر سطر آن تحت عنوان (رکورد) مشخصات یک قلم داده را در بر می گیرد و ستون های آن یا (فیلد ها) به مشخصات اقلام اختصاص دارد (شکل 6-1) .

 

شناسایی اصول قالب بندی سری داده و محورهای نمودار

قالب بندی سری داده
همانطور که قبلا اشاره شد. سری داده ها در نمودار توسط عناصر گرافیکی مانند نقطه، خط ، میله و ... نمایش داده می شود. در نمودار ستونی سری داده ها را توسط ستون هایی که غالبا مستطیل شکل هستند، مشاهده می کنیم. اکنون قصد داریم به قالب بندی این ستون بپردازیم. هدف از قالب بندی سری
داده ها اعمال تغییرات ظاهری برای نمایش بهتر آنهاست. برای این منظور، مراحل زیر را طی کنید:
روی یکی از ستون ها کلیک راست کنید.
از منوی باز شده، گزینه Format Data Series را انتخاب نمایید. کادر Format Data Series می شود(شکل 5-23) . امکانات این کادر در (جدول 5-5) شرح داده شده است.

 

شناسایی اصول تغییر نوع نمودار

Excel، یازده نوع نمودار را ارائه می دهد که در (جدول 5-2) شرح مختصری از آنها را مشاهده می کنید.